POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATLOR CU CARACTER PERSONAL
S.C. WORK MANAGEMENT S.R.L., („Work”) în calitate de Operator de date cu caracter personal se angajează sa protejeze intimitatea angajaților („persoane vizate”) menținând datele personale ale acestora private și confidențiale. Această politică de protecție este în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogarea Directivei 95/46/CE („Regulamentul”). Aceasta politică oferă informații despre identitatea Work, despre categoria datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, despre scopul prelucrării de date, despre modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal, despre destinatarii sau categoriile de destinatari interni sau internaționali ai acestor date, despre drepturile persoanei vizate cu privire la protecția datelor cu caracter personal. Oferind datele cu caracter personal către "Work", consimțiți în mod expres și neechivoc la practicile descrise în această Politică de protecție a datelor cu caracter personal.
Cine este Work?
S.C. WORK MANAGEMENT S.R.L., este o firmă cu capital 100% românesc, legal înfiinţată şi funcţionând potrivit legilor din România, cu sediul în Bucureşti, B-dul Regina Maria, Nr. 25, Sector 4, înregistrată la Oficiul Registrului Comerţului sub nr. J40/127/2007, C.U.I. 20363205. Puteți contacta "Work" cu cereri referitoare la Politica de protecția datelor cu caracter personal, oricând, la: george.chisiu@workmanagement.ro.
Ce date prelucrează Work?
Work prelucrează, în cadrul sistemului de Resurse Umane, următoarele categorii de date cu caracter personal, care ajută la identificarea angajaților în mod individual:
- Nume și prenume;
- Codul numeric personal;
- Cetățenia;
- data nașterii;
- adresa de domiciliu/reședința,
- Date de contact (adresa e-mail, numărul de telefon fix/mobil) sexul, imaginea;
- informații cont de plata a salariului;
- codul personal de asigurări sociale;
- codul asigurării medicale;
- numărul dosarului de pensie;
- profesia/funcția și/sau locul de munca;
- formarea profesionala/diplome/studii;
- sancțiuni disciplinare/stimulări pentru succese in munca;
- evaluare individuală profesională;
- perioadele de concediu de odihna/medicale.
De asemenea, ”Work” efectuează monitorizare video, GPS, exclusiv pentru asigurarea securității împotriva furtului/efracției. Monitorizarea video este efectuată printr-o cameră video amplasată langă ușa de la intrare în birou și are vedere către curtea sediului ”Work Management”. Monitorizarea GPS este efectuată prin instalarea dispozitivelor GPS asupra parcului auto deținut de entitate.
Care este scopul prelucrării datelor?
Work prelucrează datele personale în scopul:
- încheierii/executării/încetării contractului individual de munca în care persoana vizată este parte;
- managementului resurselor umane:
- înregistrare și evidenta personal, controlul și analiza schemei de personal, perfectarea, vizualizarea/imprimarea listelor de personal, sancțiunile disciplinarea/stimulări pentru succese în muncă;
- statistic: analiza studii, cunoștințe, vârstă, sex, deplasări, concedii, angajări, concedieri, inclusiv motivațiile acestora;
- arhivare – pentru a fi puse la dispoziția organelor instituțiilor publice, în termenele impuse de legislația în domeniu;
- promovării intereselor sale de afaceri: prin transferul datelor cu caracter personal oricărei companii care furnizează produse sau servicii către ”Work”, către autoritățile de reglementare, organizații guvernamentale sau cvasi-guvernamentale, potențiali sau viitori cumpărători ai ”Work”.
Prelucrarea datelor cu caracter personal în sistemul Resurse Umane se efectuează pe perioada activității angajaților Work, din momentul semnării contractului individual de muncă și până la finalizarea acțiunilor legale în cazul încetării raporturilor de muncă. La încetarea raporturilor de munca, datele cu caracter personal sunt arhivate, pe perioada stabilita de lege, pentru a putea fi puse la dispoziția organelor instituțiilor publice abilitate. La expirarea acestor termene legale, datele cu caracter personal vor fi șterse sau distruse din orice sistem de evidenta al Work. Datele cu caracter personal colectate prin intermediul camerelor video vor fi păstrate pentru un termen de 30 de zile. La expirarea acestui termen, datele cu caracter personal vor fi șterse sau distruse din orice sistem de evidenta al Work Work garantează respectarea drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate. Totodată, Work garantează ca datele personale vor fi:
- prelucrate cu bună-credință și respectând legea;
- colectate in scopurile explicite, legitime, detaliate mai sus și nu vor fi prelucrate ulterior in moduri incompatibile cu aceste scopuri;
- proportional prelucrate, adecvate, relevante și nu excesive in raport cu scopurile pentru care sunt colectate și/sau prelucrate ulterior;
- precise și actualizate la zi și ca toate masurile rezonabile au fost luate pentru corectarea sau ștergerea datelor incorecte sau incomplete, ținând cont de scopul pentru care au fost colectate;
- menținute într-o forma care permite identificarea angajaților, nu mai mult decât este necesar pentru scopurile in care au fost colectate sau in care vor fi procesate ulterior.
Care este temeiul juridic?
Temeiul juridic in baza căruia se prelucrează datele cu caracter personal îl constituie următoarele acte legislative:
✓ Codului muncii – Legea nr. 53/2003 – republicată;
✓ Ordinul MMFPS nr. 1918/2011 – pentru aprobarea procedurii şi actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic ;
✓ Legea nr.108/1999 – republicată – privind infiintarea și organizarea Inspecției Muncii ; Ordinul nr. 1083/2011 pentru aprobarea Procedurii de lucru privind eliberarea carnetelor de munca salariatilor angajatorilor pentru care inspectoratele teritoriale de munca pastrau si completau, respectiv certificau legalitatea inregistrarilor efectuate in carnetele de munca;
✓ Ordinul nr. 64/2003 al M.M.S.S. pentru aprobarea modelului cadru al contractului individual de munca modificat și completat prin Ordinul MMFPS nr. 1616/2011;
✓ Legea nr.76/2002 – cu modificări și completari privind asigurările pentru șomaj;
✓ Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice;
✓ H.G. nr.250/1992 – republicat – modificată și completată prin – privind concediile de odihnă și alte concedii ale salariaților din administrația publică, din regiile autonome cu specific deosebit și din unitățile bugetare;
✓ Legea nr. 319/2006 a sănătății și securității în muncă;
✓ Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale;
✓ Constituția României.
Cum prelucrează Work datele personale?
Work colectează datele cu caracter personal direct de la persoanele vizate, in scopul semnării contractului individual de munca. Datele cu caracter personal sunt prelucrate prin mijloace automate sau neautomate, într-un sistem de evidență a datelor cu caracter personal (Resurse Umane), prelucrarea incluzând următoarele operațiuni: colectare, înregistrare, organizare, stocare, adaptare ori modificare, extragere, consultare, utilizare, alăturare ori combinare, blocare, ștergere sau distrugere; În calitatea sa de Operator de date cu caracter personal, ”Work” va avea întotdeauna în vedere ca prelucrările de date să fie caracterizate de legalitate, echitate și transparență, datele solicitate fiind adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate.
Destinatarii sau categoriile de destinatari interni a datelor cu caracter personal
Work transferă datele cu caracter personal către următoarele entități, cu care ”Work”, în calitate de beneficiar, are încheiate contracte de prestări servicii și acorduri privind prelucrarea datelor cu caracter personal și care asigură un nivel adecvat de securitate a datelor personale transferate:
– mandatari/împuterniciți
– în scopul realizării intereselor legitime ale companiei ( firme de resurse umane și salarizare, firme de avocatură etc.);
– parteneri (firme ce asigură servicii de dezvoltare și mentenanță programelor de operare informaționalizată, găzduire domeniu email, societăți de comercializare combustibili, bănci etc.);
– terți subcontractanți (prestatori servicii arhivare, poștale etc.);
– cabinete de medicina muncii;
– acționari;
– alte autorități competente (Inspectoratul Teritorial de Muncă, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal etc.)
– potențialilor sau viitorilor cumpărători ai ”Work” Dezvăluirea datelor cu caracter personal către terți se efectuează prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, prin mijloace automate.
”Work” nu transferă date cu caracter personal în alte țari/state din străinătate.
Drepturile persoanelor vizate
In conformitate cu Regulamentul, persoanele vizate au următoarele drepturi:
- dreptul la informare;
- dreptul la acces la date;
- dreptul de intervenție în scopul rectificării;
- dreptul de portabilitate a datelor;
- dreptul de ștergere;
- dreptul de a restricționa prelucrarea datelor;
- dreptul de opoziție;
- dreptul de a se opune procesului decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri;
- dreptul de a face plângere la autoritatea de supraveghere;
- dreptul de a se adresa justiției.
În vederea exercitării drepturilor mai sus prevăzute persoana vizată va înainta către ”Work” o solicitare expresă, în formă scrisă, datată și semnată, indicând scopul solicitării. Dreptul la accesul datelor cu caracter personal se va face numai cu acordul nemijlocit al conducerii ”Work” și fără a fi prejudiciate drepturilor terților.